當前，信息技術(shù)在央行辦公系統的廣泛運用，極大地提高了基層央行的辦事效率和水平，改變了傳統的辦公模式。在Notes平臺上自主開(kāi)發(fā)了適應本單位需要的C/S版OA系統（以下簡(jiǎn)稱(chēng)老版系統），并與電子郵件系統、電子公文傳輸系統進(jìn)行無(wú)縫連接。

按照分行布置和要求，B/S 版OA系統（以下簡(jiǎn)稱(chēng)OA系統）在營(yíng)管部成功推廣應用，成為員工溝通、公文流轉的紐帶，工作流程更加簡(jiǎn)化，效率明顯提高。

但是，面向分行一級統一開(kāi)發(fā)的OA系統軟件面臨與營(yíng)管部辦公現狀相適應的問(wèn)題。營(yíng)管部老版系統已經(jīng)運行7年，形成了穩定的業(yè)務(wù)流程和業(yè)務(wù)處理模式，數據庫的積累也具備了一定規模。是否能將新舊兩版OA系統有機結合，實(shí)現優(yōu)勢互補？二次開(kāi)發(fā)，成為OA系統能否有效運行的關(guān)鍵。

一、豐富、完善OA系統功能

第一，充分利用老版系統的基礎資源，搭建OA系統運行平臺。

利用Notes技術(shù)平臺。由于OA系統與郵件系統基于Lotus Domino 6.0.5平臺，用戶(hù)可通過(guò)IE瀏覽器以Web方式收發(fā)郵件。此方式下，無(wú)需安裝Notes客戶(hù)端軟件，只需通過(guò)瀏覽器即可訪(fǎng)問(wèn)郵件服務(wù)器。為保證新老系統的平滑過(guò)渡，系統管理員利用Notes技術(shù)手段，通過(guò)原老版系統郵件服務(wù)器將400多個(gè)用戶(hù)成功遷移至Web服務(wù)器，并完成組織單元和人員地址簿的設置，除保留用戶(hù)原有郵件數據外，系統還盡可能地保留用戶(hù)原有操作習慣。Web化后的郵件系統既支持用瀏覽器直接使用的B/S模式，又支持以往通過(guò)Notes客戶(hù)端登錄的C/S模式。

利用系統設置功能。在Notes原有公用地址的基礎上生成部門(mén)的相應用戶(hù)。其中包括：利用角色控制不同用戶(hù)的權限。通過(guò)讀者域、作者域及用戶(hù)角色設定，保證用戶(hù)只能在授權范圍內工作，避免了對所有數據庫均設權限的煩瑣，同時(shí)解決了Notes無(wú)法處理的“一用戶(hù)跨多部門(mén)”問(wèn)題，有效防止越權操作和冒名操作，系統安全性大大提高。

第二，合理設置系統功能，為三地辦公提供高效系統支撐。

基于工作流程定制。OA系統的推廣是按分行統一標準版進(jìn)行，但各行工作流程因地而異。為了在同一和靈活之間達到平衡，使公文處理更加快速便捷，我們結合營(yíng)管部實(shí)際，對收發(fā)文、簽報等公文處理流程進(jìn)行重新定制，規范管理流程，并通過(guò)設置各流程名稱(chēng)、環(huán)節(擬稿、審核等)、路由條件(同意、不同意等)等內容，快速形成工作流程應用，增強了系統可用性，減少了因統一業(yè)務(wù)流程而導致的推廣阻力。

集中統一辦公界面。OA系統的主界面簡(jiǎn)潔明快、操作簡(jiǎn)單、流轉快捷，保障了系統的實(shí)用性。系統通過(guò)待辦、在辦和流程監控等，為用戶(hù)提供了一個(gè)集中的待辦工作和監控界面，明確公文的時(shí)間層次，幫助用戶(hù)盡快準確定位需要處理的文件，將公文處理的繁瑣工序簡(jiǎn)化為“一鍵” 解決，即時(shí)辦理。

快速實(shí)現移動(dòng)辦公。系統提供了各部門(mén)用戶(hù)在本地辦公室以外的辦公手段，解決了營(yíng)管部三地辦公的問(wèn)題（如圖所示）。用戶(hù)可以選擇在異地遠程登陸網(wǎng)絡(luò )，隨時(shí)訪(fǎng)問(wèn)OA系統，也可以選擇離線(xiàn)工作方式，將要處理的信息先下載到本機后，離線(xiàn)處理信息，完成后再連接發(fā)送，既提高了工作效率，又降低了辦公成本。

第三，對新系統開(kāi)展適用性改造。

考慮到部分用戶(hù)的使用習慣和先期投資，新版OA系統在推廣應用中沒(méi)有采用“一刀切”的方法，而是在系統中提供軟件接口和先期開(kāi)發(fā)的辦公系統進(jìn)行對接。組織人員對老系統部分功能模塊進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)，成功開(kāi)發(fā)了“財務(wù)費用網(wǎng)上審批系統”和“電子設備網(wǎng)上管理系統”，并嵌入新版OA系統中，同步運行。實(shí)現了統一的操作平臺，應用效果顯著(zhù)。

OA系統的服務(wù)器ID是由分行轄內各中支自行生成的，存在與郵件服務(wù)器ID中公鑰不一致的問(wèn)題，影響OA服務(wù)器與郵件服務(wù)器用戶(hù)口令同步代理的正常執行，導致用戶(hù)系統與郵件口令不能同步修改，系統兩層密碼的頻繁切換給用戶(hù)造成不便。根據此情況，我們及時(shí)與分行科技部門(mén)聯(lián)系，尋求技術(shù)支持。在分行及開(kāi)發(fā)公司的協(xié)助下，我們采用了“口令同步”的設計，實(shí)現了系統與郵件口令的同步修改。

二、二次開(kāi)發(fā)應用中存在的問(wèn)題

第一，蓋章環(huán)節停用導致法律效力缺失。由于OA系統中的發(fā)文管理缺少電子公章管理功能，隱藏了“蓋章”環(huán)節，流轉在系統中的公文也就缺失了應有的法律效力，給檔案管理環(huán)節帶來(lái)困難。若不提供配套紙質(zhì)公文，歸檔的電子公文能否被認可？這一問(wèn)題如果得不到解決，發(fā)文處理工作將繼續停留在現有水平，難以有根本性突破。

第二，OA系統缺乏數據接口。OA系統未給出數據庫接口標準，也沒(méi)有數據導出接口，代碼利用率很低。在增加功能時(shí)難以與舊系統融合，不易進(jìn)行系統擴展，造成系統間共享數據困難。對此，反映最為為突出的問(wèn)題是歷年收、發(fā)文的查詢(xún)問(wèn)題，用戶(hù)只能在“查詢(xún)統計”界面的“辦結文檔庫”中查詢(xún)到部分文檔，因老版系統數據無(wú)法同步移植至新系統中共享，1994～2007年上半年的歷史數據查詢(xún)成為斷鏈。

第三，程序設計缺陷日益突出。OA系統數據庫均在/Weboa下，程序設計采用每日定時(shí)備份，未能實(shí)現增量備份和自動(dòng)覆蓋功能。數據量隨著(zhù)公文的增多而不斷增長(cháng)，冗余占用了服務(wù)器的硬盤(pán)空間，系統管理員要每周定期清理過(guò)期的備份文件。

第四，系統功能使用單一，閑置率高。從目前使用狀況看，OA系統的主要功能仍停留在電子郵件、公文流轉、簽報及其他少量輔助功能上，涵蓋信息量較少。一些重要功能模塊，如督辦管理、金融信息、簡(jiǎn)報管理、規章制度等均未能全面啟用。 

三、二次開(kāi)發(fā)應用中的對策及建議

OA系統在全轄的開(kāi)發(fā)、運行、推廣是一項系統工程，需在分行科技部門(mén)的統一組織下有序進(jìn)行。OA系統的二次開(kāi)發(fā)應遵循“統分結合、以統為主”的建設模式，在分行的統一組織下，著(zhù)重解決系統原有功能實(shí)現和數據接口問(wèn)題，為各地市二次開(kāi)發(fā)提供便利條件。各地市中支應結合當地實(shí)際開(kāi)展適用性開(kāi)發(fā)。

第一，采用身份認證技術(shù)，實(shí)現電子公章功能。對發(fā)文管理增加電子公章管理流程，采用安全的加密設備和密鑰方式，采取嚴格的印章使用權限管理制度，根據用戶(hù)的辦公角色限定辦公權限。通過(guò)加密技術(shù)加蓋電子印章的發(fā)文，可在OA系統中安全運行，與其他交換平臺無(wú)縫鏈接。

第二，統一系統設計規范，實(shí)現系統數據共享。建立統一的系統設計規范，為OA系統的設計開(kāi)發(fā)定制可行的底層通用平臺、工作流、文檔格式、系統功能等行業(yè)準則。增加系統數據導出功能或開(kāi)發(fā)數據庫接口標準，在添加功能、部署新的應用時(shí)無(wú)需進(jìn)行從底層到用戶(hù)界面的全部工作，只需在統一的底層平臺上增加新組件，縮短開(kāi)發(fā)周期。最大限度地集成、連接同構或異構的應用系統，共享重要應用服務(wù)和資源。

第三，優(yōu)化數據備份方式，實(shí)現自動(dòng)覆蓋功能。減少數據冗余，降低硬盤(pán)負荷，提高系統運行效率。系統可采用完全備份與增量備份方式，備份/weboa下的數據，以每周數據備份為例，每天做增量備份，每周做完全備份，減少硬盤(pán)占用空間，提高系統安全性。

第四，增強部門(mén)聯(lián)動(dòng)，拓展系統應用領(lǐng)域。充分利用現有OA系統資源，科技部門(mén)應主動(dòng)幫助業(yè)務(wù)部門(mén)熟悉新系統功能的操作，業(yè)務(wù)部門(mén)做好配合協(xié)助工作，雙方在實(shí)踐中不斷完善系統。在此基礎上，根據各部門(mén)用戶(hù)的不同需求動(dòng)態(tài)裁減或添加相應的功能模塊。對于與OA系統相關(guān)聯(lián)的系統，可將其作為功能模板，整合進(jìn)OA系統。