當前，信息技術在央行辦公系統的廣泛運用，極大地提高了基層央行的辦事效率和水平，改變了傳統的辦公模式。在Notes平臺上自主開發了適應本單位需要的C/S版OA系統（以下簡稱老版系統），并與電子郵件系統、電子公文傳輸系統進行無縫連接。
按照分行布置和要求，B/S 版OA系統（以下簡稱OA系統）在營管部成功推廣應用，成為員工溝通、公文流轉的紐帶，工作流程更加簡化，效率明顯提高。
但是，面向分行一級統一開發的OA系統軟件面臨與營管部辦公現狀相適應的問題。營管部老版系統已經運行7年，形成了穩定的業務流程和業務處理模式，數據庫的積累也具備了一定規模。是否能將新舊兩版OA系統有機結合，實現優勢互補？二次開發，成為OA系統能否有效運行的關鍵。
一、豐富、完善OA系統功能
第一，充分利用老版系統的基礎資源，搭建OA系統運行平臺。
利用Notes技術平臺。由于OA系統與郵件系統基于Lotus Domino 6.0.5平臺，用戶可通過IE瀏覽器以Web方式收發郵件。此方式下，無需安裝Notes客戶端軟件，只需通過瀏覽器即可訪問郵件服務器。為保證新老系統的平滑過渡，系統管理員利用Notes技術手段，通過原老版系統郵件服務器將400多個用戶成功遷移至Web服務器，并完成組織單元和人員地址簿的設置，除保留用戶原有郵件數據外，系統還盡可能地保留用戶原有操作習慣。Web化后的郵件系統既支持用瀏覽器直接使用的B/S模式，又支持以往通過Notes客戶端登錄的C/S模式。
利用系統設置功能。在Notes原有公用地址的基礎上生成部門的相應用戶。其中包括：利用角色控制不同用戶的權限。通過讀者域、作者域及用戶角色設定，保證用戶只能在授權范圍內工作，避免了對所有數據庫均設權限的煩瑣，同時解決了Notes無法處理的“一用戶跨多部門”問題，有效防止越權操作和冒名操作，系統安全性大大提高。
第二，合理設置系統功能，為三地辦公提供高效系統支撐。
基于工作流程定制。OA系統的推廣是按分行統一標準版進行，但各行工作流程因地而異。為了在同一和靈活之間達到平衡，使公文處理更加快速便捷，我們結合營管部實際，對收發文、簽報等公文處理流程進行重新定制，規范管理流程，并通過設置各流程名稱、環節(擬稿、審核等)、路由條件(同意、不同意等)等內容，快速形成工作流程應用，增強了系統可用性，減少了因統一業務流程而導致的推廣阻力。
集中統一辦公界面。OA系統的主界面簡潔明快、操作簡單、流轉快捷，保障了系統的實用性。系統通過待辦、在辦和流程監控等，為用戶提供了一個集中的待辦工作和監控界面，明確公文的時間層次，幫助用戶盡快準確定位需要處理的文件，將公文處理的繁瑣工序簡化為“一鍵” 解決，即時辦理。
快速實現移動辦公。系統提供了各部門用戶在本地辦公室以外的辦公手段，解決了營管部三地辦公的問題（如圖所示）。用戶可以選擇在異地遠程登陸網絡，隨時訪問OA系統，也可以選擇離線工作方式，將要處理的信息先下載到本機后，離線處理信息，完成后再連接發送，既提高了工作效率，又降低了辦公成本。
第三，對新系統開展適用性改造。
考慮到部分用戶的使用習慣和先期投資，新版OA系統在推廣應用中沒有采用“一刀切”的方法，而是在系統中提供軟件接口和先期開發的辦公系統進行對接。組織人員對老系統部分功能模塊進行二次開發，成功開發了“財務費用網上審批系統”和“電子設備網上管理系統”，并嵌入新版OA系統中，同步運行。實現了統一的操作平臺，應用效果顯著。
OA系統的服務器ID是由分行轄內各中支自行生成的，存在與郵件服務器ID中公鑰不一致的問題，影響OA服務器與郵件服務器用戶口令同步代理的正常執行，導致用戶系統與郵件口令不能同步修改，系統兩層密碼的頻繁切換給用戶造成不便。根據此情況，我們及時與分行科技部門聯系，尋求技術支持。在分行及開發公司的協助下，我們采用了“口令同步”的設計，實現了系統與郵件口令的同步修改。
二、二次開發應用中存在的問題
第一，蓋章環節停用導致法律效力缺失。由于OA系統中的發文管理缺少電子公章管理功能，隱藏了“蓋章”環節，流轉在系統中的公文也就缺失了應有的法律效力，給檔案管理環節帶來困難。若不提供配套紙質公文，歸檔的電子公文能否被認可？這一問題如果得不到解決，發文處理工作將繼續停留在現有水平，難以有根本性突破。
第二，OA系統缺乏數據接口。OA系統未給出數據庫接口標準，也沒有數據導出接口，代碼利用率很低。在增加功能時難以與舊系統融合，不易進行系統擴展，造成系統間共享數據困難。對此，反映最為為突出的問題是歷年收、發文的查詢問題，用戶只能在“查詢統計”界面的“辦結文檔庫”中查詢到部分文檔，因老版系統數據無法同步移植至新系統中共享，1994～2007年上半年的歷史數據查詢成為斷鏈。
第三，程序設計缺陷日益突出。OA系統數據庫均在/Weboa下，程序設計采用每日定時備份，未能實現增量備份和自動覆蓋功能。數據量隨著公文的增多而不斷增長，冗余占用了服務器的硬盤空間，系統管理員要每周定期清理過期的備份文件。
第四，系統功能使用單一，閑置率高。從目前使用狀況看，OA系統的主要功能仍停留在電子郵件、公文流轉、簽報及其他少量輔助功能上，涵蓋信息量較少。一些重要功能模塊，如督辦管理、金融信息、簡報管理、規章制度等均未能全面啟用。?
三、二次開發應用中的對策及建議
OA系統在全轄的開發、運行、推廣是一項系統工程，需在分行科技部門的統一組織下有序進行。OA系統的二次開發應遵循“統分結合、以統為主”的建設模式，在分行的統一組織下，著重解決系統原有功能實現和數據接口問題，為各地市二次開發提供便利條件。各地市中支應結合當地實際開展適用性開發。
第一，采用身份認證技術，實現電子公章功能。對發文管理增加電子公章管理流程，采用安全的加密設備和密鑰方式，采取嚴格的印章使用權限管理制度，根據用戶的辦公角色限定辦公權限。通過加密技術加蓋電子印章的發文，可在OA系統中安全運行，與其他交換平臺無縫鏈接。
第二，統一系統設計規范，實現系統數據共享。建立統一的系統設計規范，為OA系統的設計開發定制可行的底層通用平臺、工作流、文檔格式、系統功能等行業準則。增加系統數據導出功能或開發數據庫接口標準，在添加功能、部署新的應用時無需進行從底層到用戶界面的全部工作，只需在統一的底層平臺上增加新組件，縮短開發周期。最大限度地集成、連接同構或異構的應用系統，共享重要應用服務和資源。
第三，優化數據備份方式，實現自動覆蓋功能。減少數據冗余，降低硬盤負荷，提高系統運行效率。系統可采用完全備份與增量備份方式，備份/weboa下的數據，以每周數據備份為例，每天做增量備份，每周做完全備份，減少硬盤占用空間，提高系統安全性。
第四，增強部門聯動，拓展系統應用領域。充分利用現有OA系統資源，科技部門應主動幫助業務部門熟悉新系統功能的操作，業務部門做好配合協助工作，雙方在實踐中不斷完善系統。在此基礎上，根據各部門用戶的不同需求動態裁減或添加相應的功能模塊。對于與OA系統相關聯的系統，可將其作為功能模板，整合進OA系統。
